Jak zrobić wartościowe spotkanie w formule Open Space Technology

5 min read

HR
None

W STX Next wierzymy, że wymiana wiedzy jest częścią naszej kultury organizacji. Tym samym stwarzamy sobie okazję do tego, aby móc ją sobie w skuteczny i przyjemny sposób przekazywać. Dzieje się to podczas wszelkiego rodzaju wewnętrznych inicjatyw jak na przykład Lightningtalki. Jako, że wiedza to unikatowa sprawa, chcemy również czerpać z pomysłów i perspektyw z zewnątrz, a także na zewnątrz pokazywać to, co umiemy i potrafimy. Jedną z możliwości jest wydarzenie Agile Open Space. 

Patrząc historycznie warto wspomnieć, że pomysłodawcą tego typu spotkań jest Harisson Owen, który uczestnicząc w wielu konferencjach zaobserwował, że podczas przerw kawowych w kuluarach dzieją się wartościowe dyskusje, uczestnicy wymieniają się pomysłami i doświadczeniami. Następnie wziął to za bazę do tego, aby właśnie “przerwy kawowe” były podstawą takiego spotkania, a nie jednostronne monologo-wykłady. 

Dlaczego akurat Open Space?

Chcemy, aby każdy kto przyjdzie mógł uczestniczyć w dyskusji, miał realną interakcję i uzyskał wiedzę w najbardziej przyswajalny, lekki sposób. Zależy nam również na tym, aby oddać odpowiedzialność za spotkanie jego uczestnikom. My udostępniamy im niezbędną przestrzeń i narzędzia po to, aby w gronie zgromadzonych poruszyć te tematy, które są ciekawe/aktualne/kluczowe/warte przedyskutowania.

Pomocne są w tym przede wszystkim:

  • wprowadzenie/przywitanie przez gospodarzy, którzy są widoczni na początku, a potem wcielają się w rolę uczestników. Gospodarze rozpoczynają całe wydarzenie
    i krótko omawiają jego zasady oraz przebieg; 
  • wspólne budowanie agendy zawierającej szyty pod uczestników zestaw sesji, jakie będą miały miejsce danego dnia. Nie zbieramy tematów wcześniej, aby oddać głos uczestnikom. Naturalna jest też w tym momencie cisza i oczekiwanie aż kolejne szczebelki agendy zostaną wypełnione tematami;
  • krótkie zajawienie problemu, jaki będzie omawiany w trakcie danej sesji. Zgłaszający temat krótko go omawia dając uczestnikom możliwość poznania szczegółów i oceny, czy będzie dla nich interesujący.

Reszta tego, co się wydarzy w 100% zależy od zgromadzonych, dlatego niemal każde dotychczasowe spotkanie było różne pod względem tematów, liczebności, osób
i funkcji jakie pełnią.

Agile Open Space: stałe zasady

Po pierwsze mamy cztery główne zasady Open Space.

1. Ktokolwiek przyszedł, są to odpowiednie osoby.

W danym panelu biorą udział osoby, które są nim autentycznie zainteresowane. Daje to pewność, że wśród takiej grupy aktywnie podejdziemy do tematu i zadbamy o jego efektywny przebieg. Jako inicjatorzy, bądźmy gotowi na to, że nikt do nas nie przyjdzie. Nie jest to powód do zmartwienia. Jest to też oszczędność czasu dla inicjatora, który nie znajduje swojej grupy dyskusyjnej więc może wskoczyć do innej (w formie konferencyjnej nie byłoby to możliwe).

2. O której się zacznie, to się zacznie.

Pomysły nie przychodzą na zawołanie. Tym samym powinniśmy być gotowi na to, że w danym czasie możemy (lub nie) znaleźć rozwiązanie, przedyskutować problem i mieć (lub nie) wymierne efekty. 

3. Jak się skończyło, to koniec. 

Jeśli dyskusja się skończyła po 5 minutach, to przejdźmy do następnego tematu. Nie ma sensu ciągnąć jej na siłę. Ta zasada uczy uczestników tego, że nie są w stanie przewidzieć ile czasu potrzeba na dojście do konkluzji czy przedyskutowanie problemu z opracowaniem potencjalnych rozwiązań. 

4. Cokolwiek wyszło jest jedynym, co mogło wyjść.

Wydarzy się to, co jest ważne dla uczestników. Dlatego warto wyzbyć się wszelkich założeń
i starać się przyjmować to z czym przychodzą uczestnicy. Każdy z nich może dostarczyć unikalną perspektywę.

Kiedy myślę sobie o tych zasadach to przychodzi mi na myśl słowo “otwartość”. W idealnym świecie dla mnie jako uczestnika ważne powinno być wejście na Open Space i zgoda na wszystkie jego rezultaty. Trudno przewidzieć efekt w tak złożonym środowisku. 

Jedno prawo

Po drugie mamy też jedno prawo: “Prawo Dwóch Stóp” Oznacza ono, że jeśli podczas spotkania czujesz, że nic do niego nie wnosisz i niczego dla siebie nie bierzesz, to pora użyć swoich stóp i poszukać bardziej produktywnej dyskusji dla siebie.

Chodzi o to, aby nie bać się zaszczycić grupę swoją nieobecnością. Inicjatorzy, czy facylitatorzy dyskusji, powinni być przygotowani na to, że ktoś może opuścić pomieszczenie. Ważne, aby pamiętać, że  ktoś skorzystał z przysługującego mu prawa i udał się w miejsce, gdzie będzie bardziej przydatny. Czynienie założeń, że mój temat jest nudny, może być zgubne. 

Co może być tematem na Open Space?

W zasadzie wszystko, co będzie wpisywało się w ramy określone przez Open Space. Przestrzeń przewiduje możliwość udziału zarówno osoby, które chcą rozwiązać jakiś problem tzw. biorcy, którzy potrzebują inspiracji oraz osoby, które chcą podzielić się swoim doświadczeniem. I to nie wszystko.

Mile widziane są również krótkie warsztaty czy też ćwiczenia. Pomysły zależą wyłącznie od uczestników. 

Rodzaje uczestników (role specjalne)

W trakcie Open Space możemy zaobserwować różne typy osób.

Pierwszą grupą są Trzmiele, którzy “zapylają” grupę swoimi pomysłami i przemieszczają się w kolejne miejsce. To doskonała postawa dla osób, które chcą wziąć udział w kilku sesjach jednocześnie. Są też Motyle - delikatne i niepozorne. W danym momencie nie pełnią żadnej roli i można je spotkać na kawie lub przy barze. Na pierwszy rzut oka nic nie robią, ale tak naprawdę otwierają przestrzeń do kolejnych dyskusji i pomysłów. Z punktu widzenia Open Space obie role są ważne. 

Za co cenimy Open Space?

Głównie za swobodę i wolność wypowiedzi, jaka spoczywa na uczestnikach oraz to, że każdy przyjmuje odpowiedzialność za jego przebieg. Kolejnym smaczkiem jest element zaskoczenia w czasie tworzenia agendy i obszarów, jakie tym razem okażą się być istotne dla zebranych. Istotne są również cztery zasady i prawo dwóch stop - ten zestaw to jakby kompendium właściwie spędzonego czasu, czystej efektywności, a jednocześnie odpowiedzialności za kreowanie swojej wiedzy i procesu nauki.

Osobiście najbardziej cenię otwartość, która jest myślą przewodnią tego sposobu organizowania wydarzenia. Otwartość na innych ludzi jak i to, co się wydarzy.


Jeśli po przeczytaniu powyższego artykułu czujecie się zachęceni do wzięcia udziału w takim wydarzeniu, to zapraszamy do nas! Możecie też sami w swojej organizacji zorganizować podobne, podążając opisanymi powyżej zasadami i cieszyć się jego rezultatami. Powodzenia!

 

Author

Wiktor Bakalarski

Scrum Master

More articles about HR